Veebikoosolekute korraldamise või osalemisega oleme kõik kokku puutunud. Veebikoosolekud on võimaldanud kiiresti meeskondi kokku tuua, suhtlemist tõhusamaks ja tööprotsesse kiiremaks muuta. Edukate veebikoosolekute tunnuseks on, et kõik osalejad tunnevad, et nende vajadustega on arvestatud ja nad on koosolekule kaasatud. Selles blogipostituses vaatame, millised on tarkvaralised eeldused edukatele veebikoosolekutele ja mida võiks veel mõelda, kui planeerida veebikoosolekuid.
Veebikoosolekute korraldamisel tasub kõrgelt hinnata kõikide osalejate aega ning seega põhjalikult läbi mõelda, kelle osalemine on hädavajalik. Mõnikord osalevad koosolekutel inimesed, kes otseselt koosoleku produktiivsust ei mõjuta ja on vaid "hea teada" eesmärgiga osalemas. Nende osalejate puhul tasuks kaaluda, et koosolekul saavutatud kokkulepe või muud materjalid neile e-postiga hiljem saata või virtuaalse kohtumise puhul teha salvestus kättesaadavaks.
Veebikoosoleku produktiivsusele aitab kaasa ka, kui mõelda läbi nii ajakava ja kasutatavad materjalid. Protokoll ja materjalid, millega osalejad võiksid tutvuda enne koosolekut, saab saata neile enne koosolekut või koosoleku kutsega e-posti. Sellisel juhul kasutatakse efektiivselt veebikoosoleku aega, kui arutatakse läbitöötatud materjalide üle. Jääb ära slaidide kooslugemine ja igavad esitlused.
Valides tarkvara veebikoosolekute läbiviimiseks on oluline mõista, millised on läbiviija ja osaleja vajadused. Veebikoosolekute läbiviimisel on oluline, et osalejatel oleks võimalik näha esitatud materjale, küsimusi esitada jutunurgas, võimalus olla nähtav (veebikaamera sisselülitamise võimalus) ja kuuldav (mikrofoni sisselülitamise võimalus), pääseda ligi koosoleku salvestusele (kui salvestus on olemas) ning olla kaasatud hääletamistehnoloogia abil. Sellest lähtuvalt võiks kaaluda veebikoosolekute läbiviimiseks vahendeid, mis võimaldaks:
Ekraani või esitluse jagamise võimalus
Osalejate kaasamise võimalused (küsitlused)
Jututuba ning küsimused ja vastused (Q&A)
Salvestamise võimalus ja avaldamine
Osalejate haldamine läbi süsteemi (kutsete saatmine, meeldetuletuste saatmine, järeltegevuse, nt tagasiside saatmine)
Mitme esineja lubamine
Digivahendid, mis võimaldavad veebikoosolekut läbi viia, on mitmeid. Paljud neist lühema koosoleku, millel osaleb väiksem seltskond, ka täiesti tasuta kasutatavad:
Siia loetellu sobivad ka ideaalselt juba tuttavad Zoom, Microsoft Teams ning Google Meet.
Lisaks veebikoosoleku tarkvarale tasub kaaluda ka lahendusi, mis võimaldavad meeskondi kaasata, paremini informatsiooni edasi anda ning kvaliteetsemalt sisu edastada. Näiteks valge tahvli vahendid. Mõningates veebikoosolekute lahendustes on see juba sisse ehitatud, kuid osalejate kaasamist silmas pidades on väga head digivahendid: Jamboard, Miro, AWWApp, myViewBoard, Explain Everything. Suuremate koosolekute puhul on vajalik ehk mõista osalejate arvamusi mingites küsimustes, siis on väga headeks vahenditeks küsitluste läbiviimise vahendid: Sli.do, Polleverywhere, Mentimeter.
Veebikoosoleku planeerimisel on oluline läbi mõelda ka ootused osalejatele. On hea kokku leppida osalejatega järgnevates asjades:
Videopildi sisselülitamine, et kõik osalejad näeksid teisi osalejaid
Õigeaegne kohaletulek, et hinnata kõikide osalejate aega
Oma aja pühendamine, et samaaegselt ei tegeleta muude asjadega.
Kui veebikoosolekut viiakse läbi meeskondades, kus silmast-silma kohtutakse väga harva, siis oleks hea, kui võimaldatakse enne või pärast veebikoosolekut ka omavaheline vaba suhtlus. See toetab meeskonnatunnet ning annab võimaluse suhelda ka muudel teemadel kolleegidega.
Veebikoosolekud võivad olla väga tõhusad töötegemise ning meeskondade toetamise viisid. Selleks, et veebikoosolek oleks efektiivne, kõiki osalejaid kaasav ja tõesti organisatsiooni eesmärke toetav, siis on tähtis läbi mõelda nii tarkvara, mida veebikoosolek kasutatakse, kui ka ette valmistada läbiviimine.